Una dificultad presente en el día a día laboral es llegar a organizar las tareas diarias, semanales y mensuales de manera clara y eficiente para evitar problemas como olvidarse de temas importantes, reuniones o bajar el rendimiento. Para lograr una buena organización es indispensable contar con una agenda laboral.
Es una herramienta de gestión del tiempo que nos permitirá controlar las actividades y el tiempo que le dedicamos a cada una de ellas.
Para optimizar tu trabajo te tramos unos tips para ayudarte a organizar tu agenda laboral según tus prioridades.
Organizar las tareas por prioridad en la agenda laboral
Consideramos fundamental aprender a organizar por orden de relevancia o preferencia cada día en tu agenda para lograr ir finalizando poco a poco las tareas y evitar retrasarse en su cumplimiento.
Es importante conocer que no todas las tareas tienen la misma importancia. Las primeras serán las que se deben de resolver en primer momento dada su urgencia y dejar para el final las tareas que son menos relevantes o menos urgentes.
Nunca taches las tareas hasta que no estén totalmente finalizadas o tu productividad puede descender debido a la incertidumbre de finalizar la tarea.
Uso de colores según actividad en tu agenda
Una buena técnica es el uso de diferentes colores de rotuladores o bolígrafos para qué en un golpe de vista puedas diferenciar que tipo de tareas tienes planificadas para ese día o semana y organizar tu jornada laboral de forma más rápida y eficiente.
Puedes usar el boli verde para reuniones, el bolígrafo azul para tareas, el boli rojo para lo que no debes olvidar, el subrayador rosa para las vacaciones…
Establece horarios y fechas límite en tu agenda
Ya tienes las tareas organizadas por importancia y código de color, ahora toca delimitar un horario y un tiempo para cumplirlas.
De este modo será más fácil ser productivo y cumplir con lo planeado. Mas, se ha de ser realista a la hora de delimitar los tiempos de resolución e incluir espacios para posibles imprevistos.
Si consideras que una tarea te puede llevar una hora, planifica en tu agenda una hora y cuarto, de este modo podrás realizarla con tranquilidad y contar con un poco de tiempo extra si fuera necesario.
Escoge tu agenda laboral ideal
Tu agenda va a ser tu fiel compañera durante todo el año, por lo que es muy importante que se adapte a tus necesidades. Existen dos tipos de agendas:
Agenda laboral diaria
En este tipo de agenda podrás ver las tareas a realizar en el día y hora determinado; enfocando tu concentración en las actividades a realizar solamente en el día presente.
Es ideal para trabajos con fechas limites marcadas y pautadas con anterioridad.
Agenda laboral semanal
Por otro lado, tenemos la agenda semanal la cual ayuda a tener en cuenta las tareas a finalizar a lo largo de la semana y determinar los plazos y tiempos a cumplir para lograr los objetivos en el periodo de tiempo determinado
5 minutos al día para revisar la agenda
Recuerda que se debe de revisar la planificación para lograr tener muy presentes las tareas que se deben de realizar en el mismo día, al día siguiente o actualizar posibles modificaciones.
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