Las destructoras de documentos, también conocidas como trituradoras de papel, son dispositivos imprescindibles en cualquier empresa u oficina que maneje información sensible o confidencial. Su función principal es triturar documentos de papel y otros materiales en partículas lo suficientemente pequeñas para que la información contenida en ellos quede completamente ilegible. Este proceso es esencial para cumplir con las normativas de protección de datos, como la LOPDGDD 3/2018, que regula la privacidad y confidencialidad de los datos personales en España.
Contar con una destructora de documentos no solo garantiza la seguridad de la información, sino que también ayuda a prevenir el fraude y el robo de identidad, riesgos a los que están expuestas las empresas que no destruyen adecuadamente los documentos obsoletos o innecesarios.
Si quieres profundizar en la importancia de las destructoras de papel y cómo ayudan a proteger datos, te recomendamos leer nuestro artículo sobre el papel de la destructora de documentos y la protección de datos.
Tipos de destructoras de documentos según su corte
Según la tecnología de corte que utilice, podemos clasificar las destructoras de documentos en diferentes tipos. Si quieres saber cuáles son, te dejamos toda la información a continuación.
- Destructoras de corte en tiras.
Es uno de los tipos más utilizados y se caracteriza porque corta el papel en tiras delgadas utilizando para ello cuchillas rotativas. Permiten un nivel básico de seguridad y está pensada para documentos confidenciales que carecen de gran importancia y no son susceptibles de ser recuperados.
- Destructoras de corte transversal.
Este segundo tipo permite destruir los documentos en dos direcciones, consiguiendo de esta manera mayor seguridad que en el anterior modelo,y por lo tanto pensada para documentos más importantes.
- Destructoras de microcorte.
Con este tipo de destructora de documentos se alcanza el máximo nivel de seguridad, ya que corta los documentos confidenciales en pequeñas partículas, que pueden ser cuadradas, circulares, rectangulares o con forma de diamante, imposibles de reconstruir.
- Destructoras especiales.
Y por último tenemos las destructoras especiales que nos permiten no solo destruir papeles sino también CD, tarjetas, plásticos o incluso documentos con clips y grapas.
También es relevante conocer los distintos tipos de destructoras de papel que se clasifican en función del tipo de corte que realizan, como el corte en tiras, transversal o microcorte, así como el nivel de seguridad que ofrecen y el uso adecuado según el tipo de documentos a destruir. Comprender estas diferencias ayuda a seleccionar la opción más adecuada para garantizar la seguridad de la información.
Beneficios de utilizar una destructora de documentos
El uso de una destructora de documentos ofrece múltiples beneficios, entre los que destacan:
- Cumplimiento normativo: La LOPDGDD y otras leyes internacionales exigen que las empresas manejen con responsabilidad la información personal de clientes, proveedores y empleados. El uso de una destructora es crucial para evitar sanciones.
- Protección contra el espionaje corporativo: La destrucción correcta de documentos evita que la información sensible caiga en manos equivocadas, protegiendo así a la empresa de posibles competidores.
- Reducción de volumen: Triturar los documentos también permite reducir el volumen de papel almacenado, lo que resulta en una mejor gestión del espacio en la oficina.
Factores a considerar al comprar una destructora de documentos
Si estás considerando adquirir una destructora de documentos, es importante tener en cuenta varios aspectos que te ayudarán a seleccionar el modelo que mejor se adapte a tus necesidades:
- Capacidad de hojas: Algunas destructoras permiten triturar más hojas a la vez, lo que es ideal para empresas que manejan grandes volúmenes de documentos.
- Nivel de seguridad: Dependiendo de la sensibilidad de los documentos, debes elegir entre corte en tiras, corte transversal o microcorte.
- Tamaño de la papelera: Cuanto mayor sea el volumen de papel que trituras, más grande debe ser la papelera de la destructora para evitar vaciarla constantemente.
- Durabilidad y mantenimiento: Opta por modelos con cuchillas de alta calidad que requieran poco mantenimiento y que tengan una larga vida útil.
- Ruido: Algunas destructoras son más silenciosas que otras, un factor a tener en cuenta si se utilizará en entornos compartidos.
Cumplimiento con la Ley de Protección de Datos (LOPDGDD)
En España, la Ley Orgánica de Protección de Datos y Garantía de los Derechos Digitales (LOPDGDD) establece normas estrictas sobre cómo las empresas deben tratar y destruir datos personales. La destrucción segura de documentos que contienen datos personales es una obligación para evitar sanciones y multas. Las empresas deben asegurarse de que toda la información sensible, ya sea en formato digital o físico, sea destruida de forma que no pueda ser reconstruida o leída nuevamente.
Si deseas saber más sobre las obligaciones legales y cómo garantizar la eliminación adecuada de tus documentos, puedes consultar este artículo sobre eliminación de documentos con destructoras.
¿Por qué es esencial una destructora de documentos en tu empresa?
Una destructora de documentos no solo protege a tu empresa de riesgos legales, sino que también garantiza la seguridad de la información y mejora la gestión documental. Además, es una herramienta que contribuye a mejorar la organización y eficiencia en cualquier entorno de trabajo.
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