En cualquier empresa, se deber谩 cuidar y dar importancia a la comunicaci贸n interna para llegar a crecer, conseguir los objetivos previstos y funcionar correctamente. La mayor herramienta de comunicaci贸n interna, o al menos la m谩s conocida y com煤n, es la reuni贸n de trabajo. Esta puede realizarse tanto de manera online como presencial, pero debe planificarse y prepararse previamente para que sea eficiente y no resulte una p茅rdida de tiempo para el equipo de trabajo. En el art铆culo de esta semana te damos 5 tips para que tus reuniones sean lo m谩s productivas posible.
1. Antes de comenzar la reuni贸n, define los objetivos
Una vez hayas detectado que es necesario llevar a cabo una reuni贸n, debes planificarla con tiempo suficiente. Ser谩 crucial definir el motivo de convocarla y el contenido de la misma para poder establecer los objetivos a comunicar. Para ello, lo m谩s sencillo es que comiences analizando la situaci贸n actual y as铆 marcar los objetivos empresariales a los que quieres llegar. Comienza por enumerar las acciones o estrategias que quieres transmitir al equipo para conseguir los objetivos que has definido y posteriormente expl铆calos con detalle y de manera din谩mica para que tu equipo te entienda correctamente y no haya confusiones.
2. Selecciona a las personas convocadas
Una reuni贸n de trabajo multitudinaria en la mayor铆a de las ocasiones supone una p茅rdida de tiempo. Contempla qui茅nes son las personas dentro del equipo de trabajo cuya presencia ser谩 indispensable en la reuni贸n porque est茅n directamente relacionadas con el tema a tratar y cuyas tareas y funciones est茅n destinadas a cumplir los objetivos definidos.
Recuerda que cuanto mayor sea el n煤mero de asistentes, mayor ser谩 la probabilidad de que al hablar, se vayan por las ramas o puedan surgir enfrentamientos o comportamientos inapropiados. Para evitar todo esto, lo mejor ser谩 adquirir el papel de moderador y guiar la conversaci贸n para crear un ambiente positivo, de compa帽erismo y confianza.
3. Escoge un espacio 贸ptimo en el que realizar la reuni贸n de trabajo
En caso de que la reuni贸n se realice de forma presencial, no ser谩 suficiente con preparar la primera sala o despacho libre. Trata de pensar en un espacio que transmita un ambiente c贸modo y tranquilo.
Ser谩 clave tener en cuenta que el espacio escogido cuente con la amplitud suficiente para que quepan todos los asistentes y todas las herramientas que necesites, como bien puede ser apoyo visual como pizarras; tanto blancas como interactivas; altavoces, micr贸fonos o webcam. Tambi茅n ser谩 crucial tener en cuenta que la sala tenga una buena temperatura e iluminaci贸n.
Por 煤ltimo, no olvides que adem谩s del material de la sala, si prev茅s que la reuni贸n ser谩 larga, puede ser interesante preparar alg煤n tipo de material visual, como un documento en papel a4, con los puntos a tratar para que tus compa帽eros hagan las anotaciones que consideren pertinentes y puedan seguir la reuni贸n sin perderse, as铆 como anotar preguntas para realizar al final de esta.
4. Al finalizar, realiza un resumen y aclara dudas
驴Cu谩ndo podemos considerar que la reuni贸n de trabajo ha sido productiva? Podremos asegurar esto cuando se hayan resuelto y tratado todas las dudas o demandas planteadas.
Las conclusiones a las que se hayan llegado, as铆 como si el resultado de la reuni贸n ha sido satisfactorio o no, son elementos que se deben anotar en un documento, ya sea f铆sico o digital, que en un futuro nos servir谩 para ver si se han cumplido los objetivos propuestos, qu茅 cambios ser谩n necesarios para un mejor funcionamiento de la empresa o para realizar nuevas propuestas o elaborar nuevas estrategias para llegar a los objetivos planteados de la manera m谩s eficiente posible y respetando el horario de los trabajadores.
Una vez hayas realizado el informe, recuerda envi谩rselo tambi茅n a los asistentes para que en caso de que tuvieran alguna consulta al respecto, puedan acceder a 茅l con mayor facilidad y sin moverse de su puesto de trabajo, con lo cual evitar谩n distracciones innecesarias. Adem谩s, en caso de convocar una futura reuni贸n con los mismos asistentes, el documento les ayudar谩 a realizar el seguimiento de los objetivos con mayor fluidez.
5. Realiza una comprobaci贸n de seguimiento
Comprueba si realmente se est谩n siguiendo las pautas acordadas en la reuni贸n sobre las funciones, tareas y estrategias planteadas. Esto te ser谩 muy 煤til para detectar errores a tiempo y poder corregir las posibles dudas que vayan surgiendo en el proceso.
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